Utlån fra arkivet

Generelt
Alt utlån av arkivmateriale skal gå igjennom arkivansvarlige. Saksbehandlere har ikke adgang til å hente eller sette tilbake saker i arkivet.

Det er bare hele arkivsaker som lånes ut. Er det behov for enkeltdokumenter i en sak, utgis en kopi.

Utlånt materiale skal brukes og oppbevares på en slik måte at andre, ikke autoriserte personer, ikke får tilgang til saken.
Arkivmateriale skal ikke tas med utenfor definert område som må defineres ved hver enkelt enhet. For brukere ved rådhuset skal ikke materiale tas med utenfor bygningen.

Utlånt materiale skal normalt leveres tilbake så snart som mulig og innen 4 uker, i samme forfatning som ved utlån og er låners ansvar til utlånet er avskrevet. Utlånt materiale skal ikke lånes ut videre til andre uten at dette blir registrert.

Arkivpersonalet må ved graderte saker, sjekke om personen som etterspør dokumentene har autorisasjon for saken

Det skal føres utlånskort og utlånsliste.
På utlånskortet skal det føres oversikt over: Mappe/sak, Lånetaker, Dato utlån og Dato retur. Utlånskortet plasseres der det utlånte materialet skal stå (i arkivboks, i hylle og lignende). I tillegg skal det føres en utlånsliste over alt utlån arkivmateriale. Utlånslista skal inneholde: Periode/år/sak, Arkivkode, Mappe/sak, Utlånt til, Dato utlån og Dato retur.

Interne utlån
Ansvarlig for utlån i saksarkiv, personalarkiv og fjernarkiv er ansatte på arkivet. Utlån fra eiendomsarkiv og avtalearkiv er medarbeider på virksomhet Areal og samfunnsplanlegging.

Ansvarlig for utlån i aktive objektsarkiv ute på enhetene er arkivansvarlig ved enheten.

Eksterne utlån
Arkivmaterialet kan ikke lånes ut til eksterne, det tas kopier av ønsket arkivmateriale.

Oppdatert 07.05.19