Publisering/Postliste

Kommunen er ikke pålagt å legge ut postliste/offentlig journal men vi velger å være åpen og legger derfor postlista ut på hjemmesiden. Journalførte dokumenter blir publisert ved midnatt. Kommunen har valgt å ikke legge ut tekstdokumentene, men dokumentene kan bestilles via postlista.

Innsynsrett:

Derimot har kommunen i hht offentlighetslovens § 3 plikt til å gi innsyn i saksdokument, journaler og lignende register dersom noen ber om det.

Det er kun unntaksvis vi har rett til å unnta hele dokumentet fra innsyn, - vanligvis skal dokumentet utgis med sladding/fjerning av nødvendige opplysninger. 

Journalføring

Anmodning om allment innsyn skal ikke journalføres.

Anmodning om partsinnsyn skal journalføres. Dette journalføres i aktuell sak, eller opprett ny sak dersom det er nødvendig.

Klage på innsyn journalføres i ny sak med tittel: Klage på innsyn i journalpost xx i sak xx/xx.

Sladding/fjerning av opplysninger:

Det er viktig at opplysninger som skal skjermes i et dokument, blir skjermet på riktig måte. Vi brukes da PixEdit som er godkjent for elektronisk sladding. Arkivet gjør dette i samarbeid med saksbehandler.

Journalføring av offentlig versjon:

Den "offentlige" versjonen av et dokument som i utgangspunktet er unntatt offentlighet, skal journalføres som en egen journalpost i samme sak. Ved senere forespørsler om samme dokument har vi da allerede en offentlig versjon og vi slipper å foreta en ny offentlighetsvurdering, pluss at det er viktig å dokumenterer hva vi har gjort. Tittel på journalposten skal være " Offentlig versjon av journalpost nr xx".

Arkivets oppgave

Arkivet håndterer forespørsler på dokumenter som kan sendes ut, uten sladding eller annen offentlighetsvurdering.

Ved utsendelse vil saksbehandler være kopimottaker på svaret til den som har spurt om innsyn.

Ved innsynsforespørsler på dokumenter som er unntatt offentlighet, vurdering av merinnsyn eller andre forhold, vil

arkivet ta kontakt med saksbehandler og samarbeide om utsendelsen.

Saksbehandlers oppgave

I de tilfellene saksbehandler svarer på innsynsforespørsler selv, skal det sende en kopi til innsyn@malvik.kommune.no.

I dokumenter som krever sladding, ønsker vi at du sladder en kladd og sender den til arkivet. Arkivet utfører selve sladdingen i PixEdit, som er godkjent for sikker sladding. Når offentlig utgave er godkjent av deg, blir den sendt fra arkivet.

Svaret skal gis uten ubegrunnet opphold (2-3 dg). Gir vi ikke svar innen 5 dager etter av vi har mottatt forespørselen regnes forespørselen som avslått.

Klage på innsyn

Klage på innsyn journalføres i ny sak med tittel: Klage på innsyn i journalpost xx i sak xx/xx.