Post
Posten blir åpnet av arkivet. Post som ikke skal arkiveres legges i hylla til PPT.
Journalføring
Arkivverdig klientpost skannes av arkivet. PPT fordeler og journalfører posten i Visma ppt Flyt
Saksbehandling
All klientbehandling skal foregå i fagprogrammet og generell saksbehandling i sak/arkivsystemet.
Det føres en elektronisk liste med oversikt over klienter. Lista inneholder navn, fødselsdato, henvisningsdato og når klientmappa er overført til bortsettingsarkiv, fjernarkiv og til avlevering. Saksbehandlerne ajourfører denne lista når saker hensettes til bortsettingsarkiv. Når mappene skal flyttes til fjernarkiv (etter 2 år) er arkiv ansvarlig for ajourføring av lista i samarbeid med fagleder PPT.
Hver enkelt saksbehandler er ansvarlig for å endre status på klientkort i PPT Flyt når saken går fra venteliste og til behandling. Hver saksbehandler arkiverer post, som er registrert, i mappene til sine klienter. Posten legges i hylla til saksbehandler. Kopi av utgående post legges også i klientmappen. Hver enkelt saksbehandler er ansvarlig for orden i klientmappene med tanke på post, utredningspapirer og arbeidsnotat. Når saker avsluttes skal saksbehandler rydde mappen etter gjeldende rutiner, endre status på klientkort og ajourføre klientlisten.
Klientarkivet er delt i 3:
|
|
Hvor
|
Innhold
|
Ansvar
|
Merknad
|
| Dagligarkiv
|
Visma samhandling arkiv
|
Aktive klienter
|
PPT
|
Fullelektronisk arkiv
|
| Bortsettingsarkiv
|
PPT-kontor
|
Hensatte klienter
|
Eget rom hos PPT
|
Etter 2 år overføres de til fjernarkiv
|
| Fjernarkiv
|
Rådhus 1
|
Avsluttede klienter
|
Arkiv
|
Avleveres til IKA etter 8 år (totalt 10 år inkludert 2 år som passiv)
|
Klientmapper – innhold og rydding
Klientmappene ryddes av PPT før de settes i bortsettingsarkiv. Følgende skal fjernes fra mappa:
- Plastomslag, binders, strikk
- Saksbehandlers personlige notater (kladd)
- Arbeidsnotater
- Dubletter
- Utredningspapirer, profiler skal beholdes
Offisiell journal fra PPT skrives ut og legges først i mappen når saken avsluttes.
