Bruk og oppdatering av arkivplan. Arkivplanen skal brukes som et arbeidsredskap av alle ansatte i Malvik kommune. Målet er at alle som håndterer dokumenter som blir til som ledd i den virksomheten som kommunen driver, skal kunne finne informasjon om hvilke retningslinjer som må følges, og hvilke løsninger kommunen har på arkivområdet.
Arkivplanen skal jevnlig oppdateres og ha en fullstendig gjennomgang på november hvert år
Alle brukere har ansvar for å gi tilbakemelding på den informasjonen som er i arkivplanen. Dersom registrerte opplysninger ikke er korrekte eller endringer er gjort, skal arkivleder kontaktes. Arkivleder vil ha det daglige ansvaret for å følge opp arkivplanens bestemmelser i forhold til alle virksomheter i kommunen.
Arkivplanen skal alltid oppdateres når:
- det skjer endringer i post- og arkivrutiner
- en kommunal enhet oppretter et nytt arkiv eller arkivdel
- det blir tatt i bruk en ny arkivnøkkel
- en kommunal enhet tar i bruk et nytt datasystem for lagring av informasjon
- kommunale enheter blir lagt ned eller opprettet
- det blir opprettet eller lagt ned et styre, råd eller utvalg
- det blir gjort vesentlige endringer i kommunens delegasjonsreglement
- kommunale oppgaver blir overført til virksomheter utenfor kommunen
Arkivleder avgjør om det er behov for oppdatering av arkivplanen når:
- det bli tatt i bruk ny versjon av arkivnøkkel
- det bli tatt i bruk nye versjoner av datasystem for lagring av informasjon
Arkivplanen skal «fryses» slik at den langtidsbevares minst en gang per år. Arkivplanen eksporteres fra arkivplan.no og en pdf- versjon arkiveres i Ephorte.
