Arkivorganisering
Malvik kommune har så langt som mulig sentralisert tjenestene for post og arkiv, og arkivtjenesten er plassert på Rådhuset.
Alle, unntatt de som har egne fagsystem for klientbehandling, skal bruke sak/arkivsystemet ePhorte for all journalføring, saksbehandling og arkivering.
Skolesekretærene er ansvarlig for arkivering og skanning av inngående dokumenter på skolene, mens arkivtjenesten er ansvarlig for journalføring av alle andre dokumenter.
All post skal sendes til Malvik kommune, postboks 140, 7551 Hommelvik, og arkivtjenesten er ansvarlig for både papirbasert postmottak og elektronisk postmottak.
Arkivtjenesten er også ansvarlig for å kvalitetssikre alt som blir produsert i ePhorte.
Oversikt over sak/arkivsystem og fagprogrammer for journalføring, saksbehandling og arkivering:
| Program
|
Innhold
|
Arkivering
|
Sikringstiltak
|
Merknad
|
Ansvar for skanning og import
|
| Ephorte
|
Journalføring, saksbehandling og arkivering av alle dokumenter som ikke inngår i andre fagsystem
|
Fullelektronisk i ePhorte
|
Åpen sone
|
Inneholder sensitive opplysninger
|
Arkivtjenesten Skolesekretærene har ansvar for skanning på sine skoler.
|
| Visma velferd
|
Journalføring og saksbehandling av klienter innen sosial
|
Fullelektronisk Visma arkivkjerne
|
Sikker sone
|
|
Nav
|
| Visma Familia
|
Journalføring og saksbehandling av barnevernssaker
|
Fullelektronisk Visma arkivkjerne
|
Sikker sone
|
|
Barnevern
|
| Visma Profil
|
Journalføring og saksbehandling av klientbehandling innen omsorg
|
Fullelektronisk Visma arkivkjerne
|
Sikker sone
|
|
Koordinerende enhet
|
| Visma PPT Flyt
|
Journalføring og saksbehandling av klientbehandling innen PPT
|
Fullelektronisk Visma arkivkjerne
|
Sikker sone
|
|
Arkivtjenesten har ansvar for skanning. PPT har ansvar for import og fordeling av post.
|
| Visma Flyktning
|
Journalføring og saksbehandling av klientbehandling innen flyktningeområdet
|
Fullelektronisk Visma arkivkjerne
|
Sikker sone
|
|
Nav
|
| Tieto barnehage
|
Barnehagesystem
|
Integrert med ePhorte. Arkivverdige dokumenter blir overført.
|
Åpen sone
|
|
|
| Tieto skole
|
Skoleadministrativt system
|
Integrert med ePhorte. Arkivverdige dokumenter blir overført.
|
Åpen sone
|
|
|
| Tieto sikker arbeidsflyt
|
Skole og barnehage
|
Integrert med ePhorte. Arkivverdige dokumenter blir overført.
|
Åpen sone
|
|
|
| Speedadmin
|
Musikkskolesystem
|
|
|
|
|
| Winmed Allmen (Profdoc)
|
System for legekontor
|
Papir
|
Sikker sone
|
Legene driver privatpraktisering.
|
|
| Winmed Helsestasjon (Profdoc)
|
System for helsestasjon
|
Papir
|
Sikker sone
|
|
Helsestasjonen skanner, men har papirarkiv.
|
Ansvarlig for hvert enkelt fagsystem er dataansvarlig på virksomhet/avdeling hvor programmet brukes.
Oppbygging av ePhorte
Arkiver (arkivskaper):
| Kode
|
Betegnelse
|
Fra dato
|
Til dato
|
| MKARK
|
Saksarkiv for Malvik kommune
|
08.05.08
|
|
| MEARK
|
Saksarkiv for Malvik Eiendom KF
|
08.05.08
|
01.07.10
|
| MNARK
|
Saksarkiv for Malvik Næringsutvikling
|
25.03.10
|
30.08.15
|
Journalenheter:
| J.Kode
|
Betegnelse
|
Fra dao
|
Til dato
|
Publisering postliste
|
| JMK
|
Malvik kommune
|
08.05.08
|
|
Ja
|
| JME
|
Malvik Eiendom KF
|
08.05.08
|
01.07.10
|
Ja
|
| JMN
|
Malvik Næringsutvikling
|
25.03.10
|
30.08.15
|
Nei
|
Arkivdeler:
| Kode
|
Betegnelse
|
Arkivskaper
|
Fra dato
|
Til dato
|
Arkivering
|
| ARBEMNE1
|
Saksarkiv –Arbeidsgiverkontrollen i Trøndelag
|
Malvik kommune
|
01.03.09
|
|
Elektronisk
|
| EMNE1
|
Sakarkiv Malvik kommune
|
Malvik kommune
|
08.05.08
|
31.12.22
|
Elektronisk
|
| EMNE2
|
Saksarkiv Malvik kommune
|
Malvik kommune
|
01.01.20
|
|
Elektronisk
|
| BARN
|
Barn i barnehage – Malvik kommune
|
Malvik kommune
|
08.05.08
|
|
Elektronisk
|
| EIENDOM
|
Fellesarkiv for byggesaker, delingssaker, eiendommer, gårdsarkiv – Malvik kommune
|
Malvik kommune
|
08.05.08
|
|
Elektronisk
|
| ELEV
|
Elevarkiv – Malvik kommune
|
Malvik kommune
|
08.05.08
|
|
Elektronisk
|
| FLYKTNING
|
Personmapper flyktninger – Malvik kommune
|
Malvik kommune
|
08..05.08
|
|
Elektronisk
|
| PERSONAL
|
Personalarkiv – Malvik kommune
|
Malvik kommune
|
08.05.08
|
31.12.2019
|
Elektronisk
|
| PERSONAL2
|
Personalarkiv – Malvik kommune
|
Malvik kommune
|
01.01.20
|
|
Elektronisk
|
| PLAN
|
Planarkiv – Malvik kommune
|
Malvik kommune
|
08.05.08
|
|
Elektronisk
|
| SKEEMNE1
|
Saksarkiv – Skatteoppkreveren i Værnesregionen
|
Malvik kommune
|
08.05.08
|
|
Elektronisk
|
| UTV
|
Utvalgsdokumenter
|
Malvik kommune
|
08.05.08
|
|
Elektronisk
|
| MALN-EMNE1
|
Sakarkiv Malvik Nærignsutvikling
|
Malvik Næringsutvikling
|
25.03.10
|
2015
|
Elektronisk
|
| MEKF-EIEND
|
Eiendomsarkiv Malvik Eiendom KF
|
Malvik Eiendom KF
|
08.05.08
|
01.07.10
|
Elektronisk
|
| MEKF-EMNE1
|
Saksarkiv – Malvik Eiendom KF
|
Malvik Eiendom KF
|
08.05.08
|
01.07.10
|
Elektronisk
|
| MEKF-PERS
|
Personalarkiv – Malvik Eiendom KF
|
Malvik Eiendom KF
|
08.05.08
|
01.07.10
|
Elektronisk
|
|
|
|
|
|
|
|
Ordningsprinsipp:
| Ordningsprinsipp
|
Betegnelse
|
Type
|
| EMNE
|
K-kode fagklasse/fellesklasse
|
EH
|
| K-TILLEGG
|
K-kode tilleggsklasse
|
EH
|
| GID
|
Grunneiendom-ID
|
GID (Gård- og bruksnummer)
|
| PERSONAL
|
Personalmappe
|
Fødselsnummer
|
| PLANID
|
Planid
|
Planident
|
| ELEV
|
Elevmappe
|
Fødselsnummer
|
| BARN
|
Mappe barnehagebarn
|
Fødselsnummer
|
| FLYKTN
|
Personmappe flyktning
|
Fødselsnummer
|
Tilgangskoder:
| Tilgangskode
|
Betegnelse
|
| A
|
Ansettelsessaker
|
| BA
|
Barnehagesaker (mapper på barnehagebarn)
|
| D
|
Disiplinærsaker
|
| E
|
Elevsaker
|
| FL
|
Flyktning
|
| MU
|
Møtebehandling
|
| PE,PY,PM
|
Personalsaker
|
| U
|
Unntatt offentlighet
|
| V
|
Varslingssaker
|
| UB
|
Unntatt offentlig - begrenset tilgang
|
| L
|
Læringsmiljø (mobbeombud)
|
Alle er autorisert for tilgangskode U, begrenset til sine egne saker. Andre autorisasjoner er gitt ut fra ”need to know”-prinsippet, dog kun innenfor virksomheten/avdelingen.
