Formål:
Sikre korrekt dokumentasjon, journalføring og arkivering ved anskaffelsessaker.

Hva er anskaffelsessaker?
Lov om offentlige anskaffelser dekker innkjøp av varer, tjenester og bygg- og anleggssaker; arbeider som foretas av offentlige organer. Anskaffelser skal være gjenstand for konkurranse. Basert på omfanget kan virksomheten gjennomføre åpen eller begrenset tilbudskonkurranse, konkurranse med forhandling eller eventuelt direkte anskaffelse.

Virksomheten lager en tilbudsforespørsel, mottar tilbud, evaluerer og velger tilbyder og inngår kontrakt. Ofte gjennomføres det avklaringsmøte/kontraktsmøte med tilbydere før kontrakt signeres.

Journalføring
Prosessen foregår i Mercell og dokumentene overføres til ephorte via integrasjon mot Mercell

Saksbehandler er ansvarlig for at dokumenter i Mercell blir arkivert i ephorte.

Hele anskaffelsessaken skal dokumenteres skriftlig, inklusive møter og annen kommunikasjon med tilbydere. I en anskaffelse skal føres en anskaffelsesprotokoll. Både anskaffelsesprotokollen, tilbudsforespørsel, innkomne tilbudsdokumenter og skriftlig kommunikasjon i anskaffelsesprosessen er saksdokumenter. Dokumentasjonen er underlagt innsynsretten og skal dermed føres i journal.

Henvisninger

• Arkivverket: Journalføring og arkivering av anskaffelsessaker
• Lov om offentlige anskaffelser med forskrifter
• Offentlighetsloven§23. Unntak av omsyn til det offentlige sin forhandlingsposisjon med mer
• Forvaltningsloven§19.b – innskrenket adgang til visse opplysninger
• Arkivloven kapittel II – Offentlig arkiv

Dokumenttyper:
I = inngående brev
U = utgående brev
X = internt notat

Ved spørsmål om meroffentlighet:
Tilbudene med enhetspriser anses for de fleste bedrifter som forretningshemmeligheter.

Ikke under noen omstendighet skal disse frigis uten samtykke fra den bedriften det gjelder.

Kontrakten som inngås inneholder ofte disse enhetsprisene og må derfor ikke frigis i sin helhet.