Arkivplanen skal sikre at Porsanger kommune ivaretar sitt arkivansvar, jf. arkivloven § 6. Et offentlig organ skal også til enhver tid ha en ajourført arkivplan jf. arkivforskriftens § 4.

Arkivplanen skal bli et levende dokument som skal gjenspeile hele organets holdning og visjon for arkivtjenesten og dokumentasjonsforvaltningen, og sikre kvalitet på kommunens arkivarbeid.

Arkivplanen skal sikre at Porsanger kommune ivaretar sitt arkivansvar, og inngår som et redskap i kommunens internkontroll. Den skal vise hva arkivet omfatter, hvordan det er organisert, og hvilke instrukser og regler som gjelder for arkivarbeidet. På den måten skal planen kunne fungere som brukerhåndbok/veileder for saksbehandlere, ledere og arkivarer, verktøy for å ivareta organisasjonens eget behov for kvalitetssikring og gjenfinning, i tillegg til å være et planleggings- og styringsverktøy for dokumentasjonsforvaltningen.

Arkivplanen er en viktig kilde til informasjon om kommunen og historikk, og den kan brukes som underlag til f.eks. bevaringsvurderinger, i uttrekksprosesser, i ordningsarbeidet og ved etablering av nye arkiver.

Arkivplanen gir bindende retningslinjer for behandling av all informasjon og dokumentasjon i Porsanger kommune.

Kommunedirektøren anmoder alle ansatte i kommunen å sette seg inn i arkivplanen, og følge retningslinjene som gis. Alle arkivmedarbeidere og saksbehandlere i kommunen er forpliktet til å holde seg orientert om arkivplanens innhold og følge de retningslinjer og rutiner som planen inneholder.