Det viktigste redskapet for å be om innsyn i offentlig virksomhet er en postliste (offentlig journal), som i all hovedsak blir publisert på kommunens internettside. Den viktigste forutsetningen for at innsynsretten skal fungere er at journalføringsplikten overholdes, og at kommunen har gode nok systemer for å håndtere dette. All saksrelatert post skal derfor journalføres i ESA og gjenspeiles i postlisten.

Alle innsynshenvendelser (fra pressen eller enkeltpersoner) blir journalført, og byarkivet oversender straks alle dokumenter som er offentlige. Når det kommer innsynsbegjæringer i dokumenter som er unntatt offentlighet, eller som er av omfattende karakter, blir disse videresendt til virksomhetsleder, daglig leder (for KF’ene) eller til rådmannens stab, som må saksbehandle innsynsbegjæringen. Kommunikasjonsteamet får kopi av denne type innsynsbegjæringer.

Rutine for håndtering av innsynsbegjæringer: