Alle postjournaler som er i bruk i kommunen skal inneholde obligatoriske journalopplysninger.

Arkivforskriften fastsetter at føring av dokumenter i journalsystemet skal skje slik at det er mulig å identifisere dokumentet, så langt dette er mulig uten å røpe opplysninger undergitt taushetsplikt i lov eller medhold av lov, eller som kan unntas fra offentlig innsyn etter offentlighetsloven. Ved registrering av dokumenter i journalen skal følgende tas med:

journalføringsdato, saks- og dokumentnummer (journalnummer i papirbaserte journaler), avsender og/eller mottaker, opplysninger om sak, innhold eller emne, dokumentets dato, arkivkode (etter arkivnøkkelen), ekspedisjons- eller avskrivingsdato og avskrivingsmåte.

Dokumenter som tilhører samme sak, skal knyttes sammen i journalen med felles saksnummer eller annen henvisning.