Arkivtjenesten skal ved utgangen av hvert kvartal minne alle saksbehandlere om å sjekke egne restanser over saker som ikke er ferdigbehandlet (jf. arkivforskriftens § 3-7):

• 31. mars
• 30. juni
• 30. september
• 31. desember

Rektor varsles dersom det er spesielle tilfeller med mange restanser.

I forbindelse med restansekontrollen bør arkivtjenesten også foreta en kontroll av dokumenter som har status F og M, men som ikke er journalført.