Fylkeskommunen gir innsyn i postjournal etter reglene i Offentleglova §§ 5 og 6 (meroffentlighet). Det lages daglig en offentlig journal for Public360. Forespørsel om innsyn og andre henvendelser fra offentligheten kommer i hovedsak inn ved bestilling i fylkeskommunens offentlige journal på nett.

Fylkeskommunen praktiserer meroffentlighet som innebærer at det på anmodning, bør vurderes om dokumentet kan gjøres kjent helt eller delvis, selv om det er unntatt fra offentlighet. Offentleglova sier at enhver kan kreve å gjøre seg kjent med innholdet i en bestemt sak. Videre heter det at i utgangspunktet er alle dokumenter offentlige, dersom det ikke er gjort unntak i lov eller i medhold av lov.Offentlig journal omfatter all korrespondanse til og fra Vest-Agder fylkeskommune, med unntak av opplysninger som er unntatt fra offentlig innsyn. Arkivtjenesten kontrollerer spesielt at ingen opplysninger underlagt taushetsplikt blir gjort tilgjengelige.

Det er saksbehandlers/leders ansvar å avgjøre om et dokument er offentlig tilgjengelig eller ikke. Saksansvarlig er ansvarlig for at dokumentet blir påført "Unntatt offentlighet" og hvilken lovhjemmel i Offentleglova som anvendes (riktig paragraf). Videre skal det registreres graderingskode i Public360. Saksansvarlig er likeens ansvarlig for at alle dokumenter som unntas offentlighet tilgangsvurderes og påføres riktig skjerming i Public360.

Dokumentasjon og oppfølging av henvendelser:

• Ved bestilling av innsyn i dokumenter fra offentlig journal på fylkeskommunens hjemmeside, sendes en automatisk generert e-post til postmottak for innsyn.
• Dokumentsenteret sender svar til bestiller om at innsynsforespørselen er mottatt.
• Innsynsforespørselen videresendes til aktuell saksbehandler som vurderer om innsyn skal gis.
• Saksbehandler svarer tilbake til vedkommende som har anmodet om innsyn.

Se også: Ansvar og produksjon av offentlig journal