Arkivforskriften krever at arkiv som ikke lenger er i bruk for administrative formål (eldre arkiv), og arkiv etter nedlagte organ eller har avsluttet virksomheten (avsluttet arkiv), skal avleveres til arkivdepot. Eldre arkiv skal normalt avleveres etter 25-30 år, 10 år for personsensitive arkiv. Materiale som blir overført til depotet, skal være kassasjonsbehandlet. Arkiv som blir avsluttet i sammenheng med nedleggelse av administrative enheter skal avleveres etter avtale med ledelsen for depottjenesten.

Vest-Agder fylkeskommune bruker Interkommunalt Arkiv Vest-Agder (IKAVA) som sin depottjeneste. Les mer om IKAVA under avsnittet om arkivdepot.